为加强学院日常管理，规范公章使用，提高办公效率，特对公章使用做如下规定：
一、学院行政公章由办公室主任负责保管，党委公章由党委秘书负责保管。
二、保管人员必须采取保证他人不能擅自接触公章的措施，并严格执行用章登记制度，登记内容包括用章时间、用章事由、用章人、用章枚数、审批领导。
三、学院公章实行“领导审批制”，申请加盖公章材料，由分管领导审核同意后，方可盖章。
四、申请加盖公章材料中有“负责人或领导签字”项时，分管领导须签字同意；若无签字项，须经分管领导审核同意后，电话告知办公室主任或党委秘书，方可盖章。
五、学生入校、毕业、奖助学金评定，研究生资格审查、答辩等事项需集中盖章的，应由学院机关工作人员报分管领导审核同意后，统一盖章，盖章时须至少有两名工作人员同时在场。
六、教师因公出国审批
1、教师本人填写国际交流与合作处的《因公派出项目申报表》，并附邀请函等相关材料；
2、将填好的《因公派出项目申报表》交各系、中心、室行政负责人审批，各单位负责人同意后在“单位主要负责人签字”栏中填写本单位意见，并签字；
3、经各三级负责人同意后，申请表交学院院长签字审批，方予盖章。
七、学生就业协议书、申请出国材料、各类在校证明及成绩证明等，由辅导员收齐后，经分管领导审核同意后方可盖章，不接受学生个人办理。学生发表论文涉及版权问题需盖章，由导师、辅导员签字后到办公室主任处盖章。
八、教师科研项目中涉及科研合同、会议通知等材料，应由分管领导审批签字后方可盖章；经费经费审批表统一交科研办公室财务助理处，由其统一找分管领导签字。
九、如委托研究生或他人代办的，须由委托人报分管领导审核。申请盖章材料非“石油工程学院”落款的，应由分管领导审批同意并签字方予盖章。
十、对于未列明归口的材料由办公室主任负责分配，转分管领导审核后方予盖章。